Komunikace

Jak obsluhovat schránku na Gmailu?

Z jiných českých e-mailových schránek jste nejspíš zvyklí využívat pro třídění příchozí pošty adresáře, podobně jako používáte adresáře ve svém počítači. Gmail je jiný - adresáře v něm nenajdete. Je totiž, stejně jako celý Google, založen na vyhledávání. Pro usnadnění třídění pošty používá štítky, filtry a hvězdičky. Navíc vám zachová přehledně celý průběh vaší konverzace. Vypadá to sice z počátku trochu zmateně a záhadně, ale stačí chvilka a brzy se zorientuje v obsluze své schránky. Možná vám k tomu pomůže i tento článek.

Po přihlášení ke své schránce na Gmailu uvidíte v levé části řadu různých nabídek:

Podívejme se blíže na to, co jednotlivé odkazy znamenají.

Napsat e-mail vám umožní okamžitě napsat e-mail.

Doručená pošta je místo, kde jsou uloženy všechny e-maily, které jste dostali. Číslo v závorce udává, kolik nepřečtených zpráv máte.

Označené hvězdičkou je místo, kde se vám zobrazí všechny e-maily, které jste si označili hvězdičkou. Hvězdičkou si můžete označit jakoukoli mailovou zprávu. Já používám hvězdičky pro důležité zprávy, na které chci ještě nějak reagovat. Až na takový mail odepíšu, hvězdičku u něj zruším.

Chaty - na tomto výpise najdete zvláštní druh mailové korespondence, který se opravdu dá považovat za okamžitý hovor (chat). Je výhodná, pokud s někým potřebujete okamžitě (tedy v reálném čase) probrat něco, co si vyžádá více mailů. Chatová korespondence se vám také archivuje, takže se ke konverzaci můžete kdykoli vrátit. Samozřejmě probíhá pomocí mailových zpráv.

Odeslaná pošta je místo, kde se vám zobrazí všechny maily, které jste odeslali.

Koncepty je přehledem všech mailových zpráv, které jste napsali, ale které jste ještě neodeslali.

Všechna pošta - kliknutí na tento odkaz vám zobrazí veškeré mailové zprávy doručené i odeslané.

Spam je výpis doručených mailových zpráv, které Gmail považuje za spam. Systém má složité nástroje, kterými hodnotí různé parametry mailových zpráv. Pokud se domnívá, že jde o spam, nezobrazí mail v doručených zprávách, pouze ve výpise, který se skrývá právě pod tímto odkazem. Občas se může stát, že některou mailovou zprávu chbně označí za spam, proto doporučuji občas kontrolovat i tento výpis.

Koš - na tomto odkaze uvidíte přehled všech zpráv, které jste v kterémkoli výpise přesunuli do koše. Zprávy z koše jsou automaticky smazané 30 dnů po jejich přesunutí sem.

Kontakty nás přesunou do našeho adresáře, kde si můžeme jednotlivé kontakty upravovat, třídit do skupin (které si vytvoříme), exportovat, importovat nebo tisknout.

Vlevo pod základními nabídkami uvidíme také rámeček s názvem Štítky.

Jde opravdu o jakousi virtuální obdobu štítků (z angličtiny je můžete také znát pod počeštěným “tagy”), neboli něčeho, co se dá přirovnat k rejstříkovým heslům. Ke každé e-mailové zprávě si můžete přidat jakékoli množství těchto štítků. Podle nich si pak můžete zprávy filtrovat. Stačí kliknout na název štítku a zobrazí se vám výpis jen těch zpráv, které jsou tímto štítkem označeny. Je to jakási obdoba ukládání zpráv do adresářů (v jiných e-mailových službách), ale je výhodnější - zprávu si můžete dát pouze do jednoho adresáře, ale zde si ji můžete označit libovolným počtem štítků. Tak se vám bude ve vaší příchozí i odchozí poště lépe vyhledávat.

Píšeme novou e-mailovou zprávu

Novou zprávu napíšeme v okně, které se nám zobrazí po kliknutí na odkaz Napsat e-mail. Do položky Komu napíšete mailovou adresu příjemce, do položky Předmět napíšete, čeho se mail týká, a do hlavního okénka už píšete vaši zprávu. Nad hlavním okénkem je řada obrázků, která vám umožní vaši zpráv různě formátovat. Význam obrázků je v zásadě shodný s mnoha textovými editory (třeba Word) a ostatními formuláři na internetu, kde lze text formátovat. Nejste-li si jisty významem jednotlivých obrázků, stačí na ně najet šipkou a zobrazí se vám stručné vysvětlení.

Máte-li už zprávu napsanou, můžete ji buď hned odeslat (tlačítko Odeslat) nebo uložit do konceptů (tlačítko Uložit). Nelekejte se, pokud nevidíte tlačítko Uložit a místo něj bledé (tedy neaktivní) tlačítko Uloženo. Gmail totiž sám v pravidelných intervalech ukládá vaše rozepsané maily. Je to výhodné - nejednou už jsem nadávala, když se mi před odesláním mail ztratil. Vy to jistě také znáte.

Do takto rozepsaných mailů se dá dostat přes odkaz Koncepty.

Toto byl základní popis. Teď ještě pár rozšiřujících drobností. Začnete-li prát do okénka Komu mailovou adresu, kterou už máte ve svých kontaktech, nabídne vám systém sám dokončení mailové adresy. To samé platí i v případě, že začnete do tohoto okénka psát jméno někoho z vašich kontaktů.

Pod okénkem Komu jsou ještě dva další odkazy: Přidat příjemce kopie a Přidat příjemce skryté kopie. Po kliknutí na každý z nich se vám hned a ve stejném okně přidá další příslušné formulářové okénko. I zde vám systém nabídne automatické dokončení mailové adresy nebo její vložení po vypsání jména příjemce.

Pod kolonkou Předmět je obrázek kancelářské sponky a vedle ní odkaz Připojit soubor. Ten využijeme, pokud chceme k mailové zprávě připojit obrázek, text nebo jakýkoli jiný soubor.

Po kliknutí na odkaz se nám přidá do formuláře okénko a za ním tlačítko s nápisem „Procházet..“. Klikneme na toto tlačítko a tím se dostaneme k možnosti najít a vybrat soubor, který chceme odeslat, v našem počítači. Najdeme soubor tak, jak jsme zvyklí. Po potvrzení našeho výběru se automaticky vrátíme do formuláře a v podlouhlém okénku uvidíme celou cestu k souboru. Po maličké chvilce se soubor už sám vloží a uvidíme jeho název. Chceme-li vložit další soubor, klikneme na odkaz Připojit další soubor a postupujeme stejně. Pokud se dodatečně rozhodneme, že některý ze souborů nechceme s mailem odeslat, odškrtneme jej vlevo vedle názvu souboru.

Doufám, že vám tento stručný popis alespoň trochu pomohl. Pokud ne, ptejte se, prosím, v komentáři – buď já nebo někdo ze čtenářů Drobků nejspíš bude znát odpověď.

Mohl by se vám hodit i článek Registrace do Gmailu.